Uma empresa sem contabilidade é uma empresa sem histórico, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento, seu futuro; não terá ficha cadastral, como também dificuldade de conseguir empréstimos bancários.
As funções de um contador ou escritório de contabilidade não se limitam a apurar os impostos e manter a contabilidade em dia, o contador deve contribuir com todas as áreas da empresa com o objetivo de oferecer ao empresário as ferramentas necessárias para a preservação do seu patrimônio e a gestão dos negócios. Ele deve ter informações que lhe ofereça condições para avaliar o desempenho e os resultados da empresa, não só da apuração dos resultados mensais, mas de que maneira ele foi alcançado.
Na maioria dos casos o contador está preparado para auxiliá-lo na definição de seu negócio como também nas decisões diárias, mas não deixe a decisão que é sua para o contador, saiba o que é necessário solicitar ao seu contador para a correta tomada de decisão.
Quando se fala de micro e pequena empresa a tendência é não dar muita importância, pois os órgãos governamentais, também não dão a devida importância. Vamos citar alguns números do que representa a micro e a pequena empresa no contexto da economia nacional.
No estado de São Paulo, em 2010, conforme pesquisa do Sebrae, mostra que 27% das empresas paulistas fecham em seu 1º ano de atividade e 58% no seu 5o. ano de vida. Na comparação com as primeiras edições da pesquisa observa-se tendência de queda na taxa de fechamento de empresas, porém, os resultados indicam que a taxa de mortalidade de empresas ainda é relativamente elevada.
Estas empresas que fecharam empregavam aproximadamente 350.000 pessoas. Essas empresas deixaram de faturar no ano R$ 14,0 Bilhões, isto representou no ano 1 milhão de carros populares, ou 22 milhões de geladeiras ou 75 milhões de cestas básicas.
Agora com estes números levantados pelo Sebrae, começamos a dar mais valor para esses empreendedores desamparados ou deixados á própria sorte.
O Sebrae também citou as principais causas da mortalidade dessas empresas:
– Falta de Planejamento prévio; isto é, não fizeram nenhum planejamento ou plano de negócio para entrar nessa atividade.
– Despreparo para a Gestão Empresarial; isto é, não tinham um fluxo de caixa, um controle financeiro, orientação sobre a comercialização, formação de preços adequados, controle de estoques, etc.
Mas, por que mencionamos no título desse artigo o papel dos escritórios de contabilidade? Porque 100% dessas empresas estão sob os cuidados dos escritórios de contabilidade, os próprios que fizeram a abertura da empresa.
Devido à falta de valorização dos trabalhos de contabilidade, onde as empresas também não querem pagar o devido trabalho, os escritórios se acomodaram e fornecem o estritamente necessário para cumprir as obrigações fiscais e legais, deixando de orientar com relação à contabilidade gerencial, que são as informações analisadas para tomada de decisões; daí o alto índice de mortalidade das micro e pequenas empresas.
Vamos fazer algumas colocações para o pequeno empresário que depende totalmente de um contador ou escritório de contabilidade para manter sua empresa dentro da lei e rentável.
O que poderia fazer o escritório de contabilidade para as pequenas empresas sem onerar muito seus custos, ou talvez com pequeno reajuste na mensalidade? Vamos citar os principais:
– Confrontar as compras mensais, através dos livros de entradas com as vendas pelos livros de saídas; e verificar se não está com excesso de estoque, isto poderá criar problemas no seu caixa.
– Orientar o empresário na formação do preço de venda, pois é fundamental embutir no preço todos os impostos, as despesas e o lucro desejado.
– Montar uma planilha simples de fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro), onde será registrado o saldo atual de caixa (bancos), a previsão das entradas pelas duplicatas ou vendas a receber, e ou previsão de vendas futuras; e as saídas, que são os pagamentos já compromissados e a previsão de gastos, tais como: Matérias primas ou mercadorias, folha de pagamento, encargos, impostos, empréstimos e outras despesas, etc.
– Certifique-se mensalmente se os livros fiscais foram escriturados e os impostos calculados, e recolhidos dentro dos prazos, especificados pelos órgãos governamentais federal, estadual e municipal se for o caso. Guarde as originais destes impostos em arquivo em separado e de fácil acesso na empresa, pois quando da fiscalização tenha-os em mãos.
– Solicite mensalmente o volume de compras e o estoque atualizado em quantidades e valor, este será o seu termômetro para novas compras ou atender aos pedidos extras.
– Solicite da mesma forma o volume de vendas e o estoque em quantidades e valor, que lhe servira de parâmetro para planejar sua produção, vendas ou serviços.
– Solicite mensalmente um balancete contábil, ou uma previsão mais perto da realidade, (Vendas, menos impostos, menos custo das mercadorias vendidas, menos despesas,) para saber o lucro do mês, isto vai lhe dar um parâmetro, para verificar se o seu preço de venda foi calculado corretamente ou se suas despesas não estão além do planejado.
Com estas informações em mãos, sente-se com seu contador ou reúna-se uma vez por mês com o escritório de contabilidade para avaliação do desempenho do mês, comparando sempre com meses anteriores. O que você vai analisar?
Comece pelas vendas, se foram suficientes para cobrir os gastos do mês ou se há necessidade de incrementá-las; verifique também se você não está vendendo somente produtos de baixa lucratividade, talvez necessite forçar a venda de produtos mais rentáveis, o contador poderá lhe ajudar a identificar esses produtos.
Depois passe a analisar o custo dos produtos vendidos, se as matérias primas, as mercadorias ou os serviços não subiram, se a folha de pagamento da fábrica continua a mesma, ou se os gastos gerais de fabricação não se alteraram, também aqui a ajuda do contador é fundamental.
Em seguida passe a analisar as despesas administrativas e comerciais, iniciando-se pela folha de pagamento que normalmente é a maior incidência, tanto para a indústria como para o comércio, as outras despesas administrativas menores também devem ser controladas.
Outro item importante a analisar é o lucro final já abatido do imposto de renda e da contribuição social, neste caso o contador deverá verificar se a opção feita pelo regime tributário doLucro Presumido ou peloLucro Real é a mais apropriada para que se pague menos imposto, se isto não for verificado e corrigido dentro dos prazos permitidos pela legislação, você poderá estar perdendo dinheiro.
Note como você pode exigir mais de seu contador ou escritório de contabilidade, além de outros controles e informações necessários, como uma Previsão Orçamentária Anual (Lucros e Perdas), implantação de controles administrativos para melhores decisões, um PCP (Planejamento e Controle de Produção), um Controle de Estoques, etc.
Essa pequena contribuição será de grande valor para as micro e pequenas empresas, e você começará a monitorar seu negócio dia a dia, evitará ser pego de surpresa no levantamento de balanço que ocorre apenas uma vez por ano.
O empresário também pode colaborar muito para sua empresa, fazendo cursos de capacitação de gestão de empresas, que são oferecidos pelo Sebrae, peloSimpi-Sindicato das micro e pequenas empresas, pela Fiesp/Ciesp, pela Associação Comercial, ou outras associações de classe.
Cobre mais destes profissionais eles são treinados para ajudá-lo e assessorá-lo no seu negócio, este pequeno custo vai lhe trazer grandes benefícios.
Autor: Cláudio Raza; contador, economista, consultor, professor Uninove – c.raza@terra.com.br
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