MANUAL DE GESTÃO DA EMPRESA DE PEQUENO PORTE EM ÉPOCA DE CRISE – Claudio Raza

Vamos fazer algumas colocações para o pequeno empresário que depende totalmente de um contador ou escritório de contabilidade para manter sua empresa dentro da lei e rentável.

            O que poderia fazer o escritório de contabilidade para as pequenas empresas sem onerar muito seus custos, ou talvez com pequeno reajuste na mensalidade? Vamos citar os principais:

            1º. – Confrontar as compras mensais, através dos livros de entradas com as vendas pelos livros de saídas; e verificar se não está com excesso de estoque, isto poderá criar problemas no seu caixa.

            2º. – Orientar o empresário na formação do preço de venda, pois é fundamental embutir no preço todos os impostos, as despesas e o lucro desejado.

            3º. – Montar uma planilha simples de fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro), onde será registrado o saldo atual de caixa (bancos), a previsão das entradas pelas duplicatas ou vendas a receber, e ou previsão de vendas futuras; e as saídas, que são os pagamentos já compromissados e a previsão de gastos, tais como: Matérias primas ou mercadorias, folha de pagamento, encargos, impostos, empréstimos e outras despesas, etc. 

            4º. – Certifique-se mensalmente se os livros fiscais foram escriturados e os impostos calculados, e recolhidos dentro dos prazos, especificados pelos órgãos governamentais federal, estadual e municipal se for o caso. Guarde os originais destes impostos em arquivo em separado e de fácil acesso na empresa, pois quando da fiscalização tenha-os em mãos.

            5º. – Solicite mensalmente o volume de compras e o estoque atualizado em quantidades e valor, este será o seu termômetro para novas compras ou atender aos pedidos extras.

      6º. – Solicite da mesma forma o volume de vendas e o estoque em quantidades e valor, que lhe servira de parâmetro para planejar sua produção, vendas ou serviços.

      7º. – Solicite mensalmente um balancete contábil, ou uma previsão mais perto da realidade, (Vendas, menos impostos, menos custo das mercadorias vendidas, menos despesas,) para saber o lucro do mês, isto vai lhe dar um parâmetro, para verificar se o seu preço de venda foi calculado corretamente ou se suas despesas não estão além do planejado.

            Com estas informações em mãos, sente-se com seu contador ou reúna-se uma vez por mês com o escritório de contabilidade para avaliação do desempenho do mês, comparando sempre com meses anteriores. O que você vai analisar?

  1. Comece pelas vendas, se foram suficientes para cobrir os gastos do mês ou se há necessidade de incrementá-las; verifique também se você não está vendendo somente produtos de baixa lucratividade, talvez necessite forçar a venda de produtos mais rentáveis, o contador poderá lhe ajudar a identificar esses produtos.
  • Depois passe a analisar o custo dos produtos vendidos, se as matérias primas, as mercadorias ou os serviços não subiram, se a folha de pagamento da fábrica continua a mesma, ou se os gastos gerais de fabricação não se alteraram, também aqui a ajuda do contador é fundamental.
  • Em seguida passe a analisar as despesas administrativas e comerciais, iniciando-se pela folha de pagamento que normalmente é a maior incidência, tanto para a indústria como para o comércio, as outras despesas administrativas menores também devem ser controladas.
  • Outro item importante a analisar é o lucro final já abatido do imposto de renda e da contribuição social, neste caso o contador deverá verificar se a opção feita pelo regime tributário do Lucro Presumido ou pelo Lucro Real é a mais apropriada para que se pague menos imposto, se isto não for verificado e corrigido dentro dos prazos permitidos pela legislação, você poderá estar perdendo dinheiro.

            Note como você pode exigir mais de seu contador ou escritório de contabilidade, além de outros controles e informações necessários, como uma Previsão Orçamentária Anual (Lucros e Perdas), implantação de controles administrativos para melhores decisões, um PCP (Planejamento e Controle de Produção), um Controle de Estoques etc.

            Essa pequena contribuição será de grande valor e você começará a monitorar seu negócio dia a dia, evitará ser pego de surpresa no levantamento de balanço que ocorre apenas uma vez por ano.

            O empresário também pode colaborar muito para sua empresa, fazendo cursos de capacitação de gestão de empresas, que são oferecidos pelo Sebrae, pelo Sindicato das micro e pequenas empresas, pela Fiesp/CIESP, pela Associação Comercial, ou outras associações de classe.

Como um ser humano as empresas passam por processos semelhantes; algumas dão sinais que algo não vai bem e começam adoecer financeiramente, outras ficam velhas mentalmente, sem condições de recuperação, já outras, mal nutridas de produtos essenciais e sem tratamentos como reposição de vitaminas e sais minerais não conseguem chegar à fase adulta.

Existe uma cultura no mundo empresarial brasileiro de falta de planejamento, como também existe nos nossos governantes, foram poucos os que fizeram e executaram um planejamento ou um plano de governo; podemos citar alguns exemplos de falta de visão de futuro ou falta de planejamento; nossas ferrovias, totalmente sucateadas; nossos portos em péssimas condições e sem investimentos há décadas; nossos aeroportos com capacidade e infraestrutura precárias; nossas rodovias, somente em alguns estados funcionam, mas com altos pedágios; todas essas deficiências encarecem e dificultam o escoamento de nossas safras e produtos fabricados.

Nas empresas não é diferente, abre-se uma empresa sem planejamento algum, não se faz um plano prévio de abertura do negócio, onde se verifica o mercado, o local, o produto, o preço, os concorrentes, o perfil dos consumidores, o investimento necessário, os fornecedores, a lucratividade etc.

Na grande maioria destas empresas os sócios são profissionais da área de produção, técnicos ou engenheiros, sem qualificação ou capacitação em gestão de negócios ou mesmo administração de empresas, não que isso seja um fator determinante para a empresa não morrer, mas saberá que com um plano de negócio prévio as possibilidades serão bem melhores.

Normalmente o dinheiro para a abertura do negócio vem do fundo de garantia resgatado pela demissão ou por empréstimo bancário ou familiar. Se não for bem planejado poderá conforme estudo do SEBRAE, morrer precocemente, antes de completar cinco anos de vida.

Mas, quais são os principais passos para a sobrevivência:

Primeiro, faça um planejamento ou plano de negócio: pesquise quais os ramos de atividades se enquadram no seu perfil profissional, qual sua disponibilidade de recursos financeiros, conhecimento ou qualificação.

Segundo, pesquise os produtos que farão parte do negócio, revenda, fabricação ou serviço; quem irá consumir, qual a classe social, idade região, capacidade do mercado, quais os concorrentes no mercado, a apresentação do seu produto irá agregar algo diferenciado, o preço será competitivo, será necessário licenças, autorizações ou registros em órgãos ambientais, saúde ou higiene.

Terceiro, verificar a melhor opção, comprar uma franquia, pois a estrutura e a metodologia do negócio já estão prontas ou terceirizar a fabricação que não precisará de uma unidade produtiva.

Quarto, procurar um bom escritório de contabilidade para as exigências legais e fiscais, somente após isso irá procurar um local ideal para a instalação do negócio, onde o escritório contábil irá orientá-lo sobre a legalização do imóvel, com “habite-se”, licença de funcionamento, corpo de bombeiro, prefeitura, CETESB e outras mais.

Com o seu negócio em funcionamento não poderá esquecer-se dos controles básicos mensais, tais como; previsão de vendas, controle dos estoques, fluxo de caixa, qualidade do produto, lucratividade por produto, controle das despesas fixas, perdas ou desperdícios, não misturar despesas pessoais com o da empresa, e muitos outros.

Abrir uma empresa poderá até ser fácil se seguir os passos acima, mas o difícil é mantê-la funcionando com lucratividade e organização.

O pequeno empresário ou o principal executivo, na sua grande maioria, têm dificuldade em checar a saúde econômica e financeira do seu negócio, estando mais ligados à área produtiva ou comercial da empresa.

A contabilidade é uma ferramenta indispensável para a gestão de seu negócio.

Contadores, administradores e responsáveis pela gestão de empresas se convenceram que o universo das informações contábeis vai além do simples cálculo de impostos, escrituração dos livros fiscais e atendimento da legislação previdenciária e legal.

O gestor ou o executivo principal, precisa familiarizar-se com informações gerenciais para tomada de decisões, que são tiradas da contabilidade oficial da empresa.

Alguns cuidados devem ser tomados antes de utilizar os dados que estão no balanço ou balancete; algumas empresas, devido à sobrecarga tributária imposta ás pequenas, deixam de registrar na contabilidade oficial algumas notas fiscais de compras de matérias primas e consequentemente deixam de emitir notas fiscais de vendas ou emitem meia nota.

Outro cuidado a ser tomado é a separação das despesas particulares do empresário e família que estão lançadas na contabilidade da empresa; prática muito comum, mas não recomendável, pois mascaram os resultados operacionais levando a decisões errôneas.

Após fazermos estas inclusões e exclusões teremos os dados reais das operações efetivas, podendo assim ser utilizadas com segurança. Vamos dar exemplos de algumas das principais análises que deverão ser feitas regularmente para que a sua empresa não vá para a UTI ou CTI.

As principais contas do Balanço que merecem atenção especial são:

            ATIVO          

                 Banco

                 Duplicatas a Receber

                 Estoques

            PASSIVO

               Fornecedores

               Impostos e Contribuições a Pagar

               Reservas de Lucro (Lucros da empresa ainda não distribuídos)

E as principais da DEMONSTRAÇAO DE RESULTADOS, são:

               Vendas Líquidas de Impostos

               (-) Custo dos Produtos Vendidos

                = Lucro Bruto

               (-) Despesas

                = Lucro do Exercício

Como já dissemos alguns empresários têm dificuldades de entendimentos das análises; não vamos entrar no mérito do cálculo dos índices de liquidez, de endividamento, de lucratividade, operacionais e outros; mas vamos mencionar o que em linhas gerais deve ser controlado e verificado periodicamente para que o dirigente possa ter as rédeas da empresa em suas mãos.

Na conta Bancos, deve-se fazer um acompanhamento diário, utilizando-se um Fluxo de Caixa, onde na Entrada conste todos os recebimentos e na Saída todos os pagamentos efetuados e o saldo em banco; este controle irá lhe ajudar a monitorar o saldo bancário não deixando que os pagamentos sejam maiores que os recebimentos.

Na conta Duplicatas a Receber, se estiver crescendo sem que tenha aumento de vendas, poderá estar ocorrendo atraso no recebimento ou o prazo de venda está muito longo, talvez muito acima do prazo de pagamento dos fornecedores.

Na conta de Estoques, deve-se verificar se as compras de matérias primas não estão acima do consumo mensal (Custo dos Produtos Produzidos), ou se não existe nos estoques, matérias primas obsoletas, que não serão mais utilizadas; poderá também estar ocorrendo um excesso de estocagem de produtos acabados por falta de planejamento de produção (PCP). Lembre-se estoque parado é dinheiro que você transferiu do banco para estoque, além de não render juros se ficar obsoleto o prejuízo será maior.

Na conta de Fornecedores, deve-se verificar se não está se pagando com atraso e com juros ou poderá ocorrer que o fornecedor envie para cartório, seu cadastro ficará comprometido.

Na conta de Impostos e Contribuições a Pagar, se deixar por conta do escritório de contabilidade, você poderá ter surpresa, administre de perto esta conta e exija que os comprovantes originais de pagamentos dos impostos e contribuições fiquem na empresa e em local de fácil acesso, pois terá que apresentar a fiscalização quando solicitado.

Na conta Lucro do Exercício, deverá ser acompanhada se possível mensalmente, para que possa fazer as correções das despesas caso estejam altas, monitorar a margem de lucro de cada produto ou serviço, e verificar se a opção do regime tributário escolhido Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real, é a mais apropriada, pois dependendo do regime escolhido estará pagando mais imposto.

Na conta Custo dos Produtos Vendidos, poderá acompanhar se não está havendo desperdício de materiais ou excesso de horas extras que estão encarecendo a mão de obra direta ou excesso nas despesas de fabricação.

As Despesas têm uma ação direta no ponto de Equilíbrio de Vendas, isto é; a cada real de despesas fixas a necessidade de faturamento é uma progressão geométrica, muito mais faturamento.

Com esta pequena amostra você poderá entender melhor o seu negócio e poderá corrigir a rota em tempo, caso esteja fora do desejável.

Claudio Raza, contador, economista e gestor de negócios. c.raza@terra.com.br

1 Comentários

  • muito bom

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